Tratamiento de datos personales

POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES Y PRIVACIDAD SIN MENTE CO. S.A.S.

 

Dando cumplimiento a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y a su Decreto Reglamentario 1377 de 2013, SIN MENTE CO S.A.S., adopta la presente Política para el Tratamiento de Datos Personales (en adelante “La Política”), la cual será informada a todos los titulares de los datos recolectados o que en el futuro se obtengan.

 

De esta manera, SIN MENTE CO S.A.S., manifiesta que garantiza los derechos de la privacidad, la intimidad y el buen nombre en el tratamiento de los datos personales, y en consecuencia todas sus actuaciones se regirán por los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad.

 

Todas las personas que suministren datos personales a SIN MENTE CO S.A.S., podrán conocerla, actualizarla, rectificarla, suprimirla o revocar la autorización previamente otorgada.

 

DEFINICIONES

 

• Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
• Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
• Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del Tratamiento.
• Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos, en este caso SIN MENTE CO S.A.S., y sus establecimientos de comercio.
• Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
• Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
• Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
• Persona Natural: Persona humana que ejerce derechos y cumple deberes a título personal.
• Tercero: Cualquier persona jurídica o natural diferente a las personas que pertenecen directamente a SIN MENTE CO S.A.S.
• Datos sensibles: Aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación.
• Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible y pueden estar contenidos, entre otros, en registros y documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales.
• Dato privado: es el dato que por su naturaleza íntima o reservada solo es relevante para el titular.
• Dato semiprivado: son los datos que no tienen naturaleza íntima, reservada ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar ni solo al titular sino a cierto sector o a la sociedad en general.

 

 

 

OBJETIVO

La presente política tiene como objetivo definir los lineamientos generales para el cumplimento de la Ley 1581 de 2012 y del Decreto 1377 de 2013 en Colombia, que regula el manejo de bases de datos personales. En virtud de la misma se establecerán los criterios para la recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión de los datos personales tratados por SIN MENTE CO S.A.S., y sus compañías filiales.

 

ALCANCE

Esta política aplica para toda la información personal registrada en las bases de datos de SIN MENTE CO S.A.S., quien actuará como responsables del Tratamiento de los datos personales.

 

OBLIGACIÓN

Esta política es de obligatorio cumplimiento para SIN MENTE CO S.A.S.

 

FINALIDAD

Los datos personales de los titulares con los que cuenta SIN MENTE CO S.A.S., serán recolectados, utilizados, transmitidos, transferidos, almacenados y procesados para las siguientes finalidades:

1. Dar respuesta a solicitudes de sugerencias, peticiones, quejas, reclamos y felicitaciones realizadas por los titulares.
2. Trasmitir los datos personales de los titulares a los organismos de control y demás autoridades

en caso que la ley lo requiera.

1. Realizar actividades de mercadeo y/o promoción de productos y campañas comerciales que genere SIN MENTE CO S.A.S.
2. Realizar actividades de mercadeo y/o promoción de servicios de terceros con quien SIN MENTE SO S.A.S., haya celebrado alianzas comerciales.
3. Enviar información sobre nuevos productos y servicios.
4. Enviar información de campañas publicitarias.
5. Realizar estudios de definición de demanda y análisis de servicios prestados por SIN MENTE CO S.A.S.
6. Fortalecer las relaciones con consumidores y clientes, mediante el envío de información relevante y evaluación de la calidad del servicio.
7. Mejorar, promocionar y desarrollar los productos y servicios de SIN MENTE CO S.A.S.
8. Actualización de datos y documentos de identificación.
9. Facturación de servicios o productos adquiridos.
10. Determinar las obligaciones pendientes, consultar información financiera e historia crediticia y el reporte a centrales de información de obligaciones incumplidas, respecto de sus deudores.
11. Registrar los datos personales de los titulares en los sistemas de información de SIN MENTE CO S.A.S., y en sus bases de datos comerciales y operativas.
12. Conocer, atender y acatar recomendaciones médico laborales.
13. Desarrollar actividades propias del área de Gestión Humana como selección, contratación, evaluación de participantes en procesos de selección, verificación de referencias laborales y personales, realización de estudios de seguridad; así como la gestión de nómina, afiliaciones a entidades del sistema general de seguridad social, actividades de bienestar, salud y seguridad en el trabajo.
14. Contratar beneficios laborales con terceros, tales como seguros de vida, gastos médicos, entre otros.
15. Notificar a contactos autorizados en caso de emergencias durante el horario de trabajo o con ocasión del desarrollo del mismo.
16. Controlar el acceso a las oficinas de SIN MENTE CO S.A.S., y sus establecimientos de comercio y salvaguardar la seguridad de las personas que se encuentren dentro de las mismas.
17. Cualquier otra actividad de naturaleza similar a las anteriormente descritas que sean necesarias para desarrollar el objeto social de SIN MENTE CO S.A.S.

 

CONDICIONES GENERALES

Para dar cumplimiento a la Ley 1581 del 2012 sobre protección de datos personales se deben tener presente las siguientes consideraciones:

 

1. SIN MENTE CO S.A.S.; es el responsable del Tratamiento de bases de datos personales.
2. Los Terceros que tengan acceso a las bases de datos serán Encargados del Tratamiento y por tanto deberán dar cumplimiento a lo establecido por la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013, las normas que las complementen, modifiquen y la presente Política.
3. La Ley es de obligatorio cumplimiento en todo el territorio colombiano y para transmitir datos personales a otros países, la legislación de estos debe contemplar medidas de seguridad, iguales o superiores a las contenidas en la Ley en mención.
4. Se consideran bases de datos personales en el SIN METE CO S.A.S., todas las de personas naturales, sean proveedores, clientes, consumidores, voluntarios o vinculados por cualquier medio, empleados, o cualquier otra persona natural cuya información sea objeto de Tratamiento por parte nuestra. No es necesaria la aplicación de la política, por excepción legal, cuando:
5. Las bases de datos y archivos tengan por finalidad la seguridad y defensa nacional, así como la prevención, detección, monitoreo y control del lavado de activos y el financiamiento del terrorismo.
6. Las bases de datos tengan como fin y contengan información de inteligencia y contrainteligencia.
7. Las bases de datos y archivos sean de información periodística y otros contenidos editoriales.

 

CONDICIONES ESPECÍFICAS Y PRIVACIDAD

Se deben tener en consideración las siguientes condiciones específicas:

 

1. Todo empleado que inicie vínculo laboral con SIN MENTE CO S.A.S., debe tener en su contrato laboral una cláusula que exprese el compromiso de cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 y del Decreto 1377 del 2013. 5. Se incluirá en el reglamento interno de trabajo un texto relativo a la obligación de cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 y del Decreto 1377 del 2013.
2. A todo tercero que por relación con áreas de SIN MENTE CO S.A.S., requiera bases de datos personales se le debe pedir cláusula contractual donde se exprese el conocimiento de la normativa y la responsabilidad en el cumplimiento de esta y así mismo, requerirá previa autorización por parte del Titular para tratar sus datos personales.
3. Todos los proveedores, clientes, consumidores, vinculados por cualquier medio, empleados, o cualquier otra persona cuya información sea objeto de Tratamiento por parte de SIN MENTE CO S.A.S., se les debe pedir por escrito la autorización para que sus datos puedan ser tratados sin restricciones. Esta debe extenderse a todos los efectos que en nuestro ejercicio se presenten.
4. En la autorización citada en el párrafo anterior se debe igualmente dejar clara la responsabilidad de los Titulares de mantener la información actualizada y veraz, comunicando oportunamente a SIN MENTE CO S.A.S., cualquier modificación al respecto.
5. Todas las bases de datos personales que SIN MENTE CO S.A.S., traten deben tener la garantía de recuperación (Back up).
6. Se debe tener acceso limitado a las bases de datos personales. Cuando estas se envíen por medios masivos, deberán contener claves para que el acceso a ellas sea restringido.
7. No se deben publicar bases de datos en correos internos o en internet sin que estas tengan restricción para su acceso.
8. Periódicamente SIN MENTE CO S.A.S., debe propiciar campañas para la actualización de sus bases de datos personales.
9. Para el Tratamiento de bases de datos personales todas las áreas que así lo requieran deben tener el procedimiento escrito que garantice el cumplimento de la política y el de la Ley 1581 de 2012 y del Decreto 1377 del 2013 14.

 

SIN MENTE CO S.A.S., debe contar con un procedimiento para la atención de consultas y reclamos, garantizando el cumplimiento de la ley en lo concerniente a este tema.

 

RESPONSABLES DEL TRATAMIENTO

La siguiente es la información del Tratamiento de datos personales, actualmente en SIN MENTE CO S.A.S.:

 

• SIN MENTE CO S.A.S. identificada con NIT 901.239.915-1, con domicilio principal en la CRA 34 # 7 - 114 de la ciudad de Medellín, República de Colombia. Página web www.sinmenteco.com

 

TRATAMIENTO Y FINALIDAD

El Tratamiento que llevarán a cabo los responsables de las bases de datos se realizará conforme a lo establecido en la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y las normas que lo adicionen o modifiquen, así como con lo establecido en la presente Política. Los datos personales recolectados únicamente serán utilizados con las finalidades establecidas en los respectivos avisos de privacidad o autorizaciones de tratamiento de datos que se pongan a disposición de los Titulares con el fin de que autoricen el Tratamiento de los mismos. No obstante, lo anterior, las bases de datos también podrán ser utilizadas para las siguientes finalidades:

• Efectuar las gestiones pertinentes para el desarrollo del objeto social de la compañía en lo que tiene que ver con el cumplimiento del objeto del contrato celebrado con el titular de la información.
• Realizar invitaciones a eventos y ofrecer nuevos productos o servicios.
• Gestionar trámites de solicitudes, quejas o reclamos.

 

TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES

En caso de que los responsables realicen el Tratamiento de Datos Sensibles, se garantiza que se obtendrá la autorización para el tratamiento de dichos datos de manera previa y expresa, cumpliendo con las siguientes obligaciones:

• Se informará al Titular de los datos que por tratarse de Datos Sensibles no está obligado a autorizar su Tratamiento.
• Se le informará de forma previa y expresa al Titular cuáles son los datos sensibles y cuál será la finalidad del Tratamiento que se les dará.
• No se condicionará ninguna actividad a que el Titular suministre Datos Sensibles.

 

DERECHOS DE LOS TITULARES

Como titulares de los datos personales, tendrán los siguientes derechos:

• Acceder de forma gratuita a los datos proporcionados que hayan sido objeto de Tratamiento.
• Conocer, actualizar y rectificar su información frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté prohibido o no haya sido autorizado.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada.
• Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la normativa vigente.
• Revocar la autorización o solicitar la supresión del dato, siempre que no exista un deber legal o contractual que impida eliminarlos.
• Abstenerse de responder las preguntas sobre datos sensibles. Tendrá carácter facultativo las respuestas que versen sobre datos sensibles o sobre datos de los menores de edad.

 

ATENCIÓN DE PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS

Para presentar consultas, reclamaciones, ampliar información, o para consultar sus datos personales, pedir que sean modificados, actualizados, rectificados o suprimidos, o para revocar la autorización para su tratamiento, puede contactarse con las líneas telefónicas y páginas de internet aquí citadas. El área encargada de atender las solicitudes antes descritas, es el área de Servicio al Cliente para consumidores y clientes, y para proveedores, el área de compras.

Dicha atención, para los clientes y proveedores, será atendida directamente por estos. Las personas vinculadas por cualquier medio a SIN MENTE CO S.A.S.; pueden acudir a estas entidades para la atención de sus solicitudes.

 

PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DEL DERECHO DE HABEAS DATA

En cumplimiento de las normas sobre protección de datos personales, SIN MENTE CO S.A.S., quien obran como responsable de las bases de datos, establecen el presente procedimiento y requisitos mínimos para el ejercicio de sus derechos. Para la atención de la petición, queja o reclamo, se debe solicitar la siguiente información:

• Nombre completo y apellidos del titular de los datos personales.
• Datos de contacto del Titular de los datos personales: o Dirección física y/o correo electrónico. o Teléfonos de contacto.
• Motivos o hechos que den lugar al reclamo, petición o consulta con una breve descripción del derecho que desea ejercer (conocer, actualizar, rectificar, solicitar prueba de autorización otorgada, revocarla, suprimir, acceder a la información, entre otros).
• Firma (si es posible).
• Número de identificación. Una vez recibida esta información, el responsable tendrá un término máximo de quince (15) días hábiles, contados a partir del día siguiente a la fecha de su petición, consulta o reclamo, para atenderla. Cuando no fuere posible atender la petición, consulta o reclamo dentro del término antes mencionado, el responsable informará al titular o interesado los motivos de la demora y la fecha en la que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. Una vez cumplidos los términos señalados por la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la reglamenten o complementen, el titular al que se deniegue total o parcialmente el ejercicio de los derechos de acceso, actualización, rectificación, supresión y revocación, podrá poner su caso en conocimiento de la Superintendencia de Industria y Comercio – Delegatura para la Protección de Datos Personales.

 

TRANSFERENCIA O TRANSMISIÓN INTERNACIONAL DE DATOS PERSONALES

SIN MENTE CO S.A.S., podrá realizar la transferencia y transmisión, incluso internacional, de los datos personales que tenga en sus bases de datos, siempre y cuando se cumplan los requerimientos legales aplicables; y en consecuencia los titulares de los datos personales autoricen expresamente la transferencia y transmisión, incluso a nivel internacional. Para la transferencia de datos personales de los titulares, SIN MENTE CO S.A.S., tomará las medidas necesarias para que los terceros conozcan y se comprometan a observar la presente política, bajo el entendido que la información personal que reciban únicamente podrá ser utilizada para asuntos directamente relacionados con SIN MENTE CO S.A.S., o los fines autorizados por el titular de manera expresa, y solamente mientras esta autorización esté vigente. No podrá ser usada o destinada para propósito o fin diferente.

 

TRATAMIENTO DE DATOS DE MENORES DE EDAD

El tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes se encuentra prohibido, excepto cuando se trate de datos que sean de carácter público y cuando el tratamiento cumpla con los siguientes parámetros y requisitos:

• Que responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes.
• Que se asegure el respeto de sus derechos fundamentales.

Cumplidos los anteriores requisitos, el representante legal del niño, niña o adolescente otorgará la autorización previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.

 

VIGENCIA

La presente Política para el Tratamiento de Datos Personales rige a partir de la fecha de su publicación. Las bases de datos en las que se registrarán los datos personales, se conservarán mientras se mantenga la relación contractual con el titular con la información o cuando no se solicite su supresión por el interesado y siempre que no exista un deber legal de conservarlos.